Sitzungen und Veranstaltungen¶
Beschlussfähige Sitzungen und Dokumentation¶
Das Vereinsleben ist durch verschiedene Sitzungen geprägt, bei denen Vereinsarbeit geleistet, Entscheidungen getroffen oder vorangegangene Entscheidungen präsentiert werden. In Abhängigkeit des Zwecks der Sitzung werden Arbeits- und Ergebnisdokumente anders behandelt.
Bei der Donnerstagssitzung sind grundsätzlich alle Mitglieder stimmberechtigt und alle CCTler teilnahmeberechtigt. Die Dokumentation erfolgt in Form einer Präsentation, eines Protokolls und einer Anwesenheitsliste. Das Protokoll wird durch einen CCTler auf einem Computer geschrieben. Alle Dokumente werden in das WMS durch den Vorstand hochgeladen. Genaueres ist unter 0 geregelt.
Bei der Vorstandssitzung findet sich das Vorstandsteam zusammen. Weitere Teilnehmer sind nur auf Einladung zur Anwesenheit berechtigt. Der Vorstand trifft strategische und personelle Entscheidungen. Die Dokumentation erfolgt in einem Protokoll, das jedoch nur den Vorstandsmitgliedern zugänglich ist. Relevante Ergebnisse werden auf die Ressortleitersitzung oder Donnerstagssitzung getragen und dort dokumentiert.
Die Anwesenden der Ressortleiterrunde sind der Vorstand, die Ressortleiter sowie die Projektmanager. Ressortleiter können durch ihren Stellvertreter vertreten werden. Weitere Teilnehmer können mit Erlaubnis des Vorstands anwesend sein, allerdings auch bei einzelnen Tagesordnungspunkten ausgeschlossen werden. Die Dokumentation erfolgt digital. Das Dokument muss allen Ressortleitern zugänglich gemacht werden. Aufgrund der oftmals sensiblen Themen werden die Protokolle nicht vereinsweit zugänglich gemacht. Mit Ernennung zum Ressortleiter erfolgt die Übergabe des Zugriffs auf die Dokumente. Relevante Ergebnisse werden auf Donnerstagssitzungen präsentiert oder kommen den betreffenden Personen direkt zu.
Ressortsitzungen sind Sitzungen aller Ressortmitglieder. Die Anwesenheit steht grundsätzlich auch NichtRessortmitgliedern offen. Die Verantwortung für die Dokumentation liegt bei dem Ressortleiter. Protokolle oder Präsentationen müssen nur den jeweiligen Ressortmitgliedern zugänglich gemacht werden. Entscheidungen betreffen ausschließlich die Ressortarbeit und haben keine Weisungsbefugnis.
Donnerstagssitzung¶
Die Sitzungen des CCT finden jeden Donnerstag um 18.30 Uhr statt. Sie werden von einem Vorstandsmitglied geleitet. Dieses lädt bis Sonntagabend per E-Mail zur Sitzung durch Versand der Agenda ein. Das Format der Sitzung (online oder präsenz) wird in der Einladung bekanntgegeben.
Als feststehender Termin dient das gemeinsame Treffen in erster Linie zur Information und operativen Steuerung der Vereinsarbeit. Um einen strukturierten Ablauf zu gewährleisten, beinhaltet jede Sitzung im Allgemeinen die folgenden Punkte:
Begrüßung
Vorstands- oder Ressortleitungsrundenupdate
Projektupdates inkl. Vorstellung neuer Projekte
Abschlusspräsentation externer Projekte
Präsentation interner Projekte
Ernennungen
Sonstiges
Es besteht im CCT die Einigkeit darüber, dass ein aktiver CCTler regelmäßig an Donnerstagssitzungen teilnehmen muss, um nicht den Anschluss zu verlieren, sowohl sachlich informativ als auch auf zwischenmenschlicher Ebene. Da im CCT viel Arbeit zu Hause erledigt werden kann und wird, ist die Donnerstagssitzung ein notwendiges Instrument, um sich näher kennen zu lernen und mit dem CCT zu identifizieren. Hierzu dient auch die alte Tradition, den Abend nach der Sitzung gemeinsam in einem Café ausklingen zu lassen.
Die Präsentation von unlängst abgeschlossenen externen Projekten beginnt in der Regel mit einem kurzen Bericht über Inhalt und Verlauf des Projektes, wobei darauf geachtet werden muss, sensible Projektdaten und kundeninterne Informationen außen vor zu lassen. Anschließend folgt eine explizite Darstellung der Probleme, die während der Projektarbeit aufgetreten sind, um diese bei zukünftigen Projekten zu vermeiden. Im Anschluss kann eine Diskussion folgen.
Falls sich neue Projekte ergeben haben, werden diese von einem Projektmanager oder dem Vorstand kurz dargestellt. Die Angaben über Projektinhalt, Zeitraum, benötigtes Personal und Qualifikationserfordernisse sollen eine schnellstmögliche Bildung des Projektteams gewährleisten.
Bei Angeboten und Abschlüssen von internen Projekten wird mit einfacher Mehrheit über die Annahme entschieden.
Sitzungsprotokoll¶
Im Vorfeld einer jeden Donnerstagsitzung bestimmt der leitende Vorstand ein CCT-Mitglied, das die wichtigsten Sachverhalte und Ergebnisse des Treffens in einem Protokoll zusammenfasst und für die Erstellung einer korrekten Teilnehmerliste Sorge trägt.
Das Erstellen der Protokolle dient in erster Linie der Dokumentation. Wichtige Anregungen, Ergebnisse und Entscheidungen können auf diese Weise langfristig festgehalten werden.
Alle Sitzungsprotokolle werden im Wissensmanagement hinterlegt, so dass bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt problemlos auf die gesammelten Informationen zurückgegriffen werden kann.
Um einen gewissen Standard zu erhalten, sollte der Protokollant bei der Ausarbeitung die folgenden Punkte beachten:
Im WMS befinden sich eine Vorlage und ein Muster für die Erstellung des Sitzungsprotokolls. Die Benutzung dieser Hilfsmittel ist obligatorisch. Sie soll zum einen die Arbeit des Protokollanten erleichtern und zum anderen ein einheitliches Corporate Design gewährleisten.
Zum Inhalt ist zu sagen, dass grundsätzlich alles wichtig ist. Deshalb müssen sich alle „Hardfacts“, die in der Sitzung besprochen wurden, im Protokoll wiederfinden. Eigene Kommentare und Äußerungen sind dagegen, soweit sie nicht während der Sitzung geäußert wurden, nicht mit aufzunehmen. Persönliche Bewertungen der einzelnen niedergeschriebenen Punkte sollten ausbleiben. Das vollständig ausgearbeitete Protokoll muss bis spätestens Sonntagabend nach der Sitzung an den Sitzungsleiter zu übermitteln.
Vorstandssitzung¶
Der Vorstand trifft sich wöchentlich zur Koordination seiner Tätigkeiten und zur strategischen Entscheidungsfindung.
Ein Strategiewochenende zu Beginn der Amtszeit ist sehr sinnvoll, ebenso ein Teambuildingwochenende (Führungskräfteworkshop) mit den Ressortleitern.
Ressortleiterrunde¶
Am dritten Mittwoch im Monat findet ab 19:00 Uhr (Stand: Jan. 2022) die Ressortleiterrunde statt, bei der jeder Ressortleiter, sowie mindestens ein Vertreter der Projektmanager anwesend sein muss. Auf Pünktlichkeit wird sehr großen Wert gelegt.
Hauptaufgabe der Sitzungen ist es, dass die einzelnen Ressorts, wie auch der Vorstand, über ihre derzeitige Arbeit informieren. Ein wichtiger Sitzungspunkt sind auch Themen der einzelnen Ressorts, dievon Interesse sind – strategische Fragestellungen, die zur Diskussion stehen, so z.B. die Recruitingstrategie des HRRessorts. Somit sind der Vorstand und jedes Ressort in diese strategischen Entscheidungen eingebunden und i.d.R. wird eine höhere Akzeptanz sowie Umsetzbarkeit erreicht.
Ca. drei Tage vor der Sitzung schicken die einzelnen Ressorts dem Vorstand die zu besprechenden Themen zu. Der Vorstand lädt spätestens am Tag vor der Sitzung zu dieser ein und versendet gleichzeitig die Agenda.
Die Sitzung wird von einem Ressortvertreter entsprechend der Vorlage protokolliert. Sie enthält alle To-Do‘s mit Deadline, Verantwortlichen und, falls nötig, einer kurzen Beschreibung. Wichtige Informationen und Entscheidungen werden ebenfalls protokolliert.
Die Erfahrungen der Vergangenheit haben gezeigt, dass die Beiträge des einzelnen Ressorts kurz zu halten sind. Nicht jedes Detail ist für die anderen Ressorts relevant. Zeit ist insbesondere für die leitenden CCTler eine wichtige Ressource! Daher ist eine zielorientierte Moderation durch den Vorstand und ein Timekeeping angebracht. Zudem ist es insbesondere für den Vorstand bedeutsam, alle To-Do‘s zu Beginn einer Sitzung zu kontrollieren, um die Verbindlichkeit der Vereinbarungen zu erhalten.
Ressortsitzung¶
Mindestens alle 14 Tage veranstaltet jedes Ressort seine Ressortsitzung. Sie dient vor allem der Aufstellung von Zielen, der Klärung von Verantwortlichkeiten sowie der Vereinbarung und Kontrolle von Aufgaben, der Koordination zwischen den Ressortmitarbeitern und der Information über Ressorttätigkeiten.
Die Aufgabe der Vorbereitung, Moderation und Protokollierung von Ressortsitzungen sollte mit Sorgfalt erfolgen. Visualisierungen sowie Timekeeping werden empfohlen!
Outside-Office-Events¶
Regelmäßig werden im Verein Events für alle CCTler in Abstimmung mit dem Vorstand organisiert. Dies kann durch HR oder auch rotierend durch die anderen Ressorts geschehen. Solche OutsideOffice-Events sind beispielsweise Grillabende, Paintball, Beach-Volleyball-Turniere oder Bowling-Wettbewerbe. Sie sollen den CCTlern die Möglichkeit geben, sich privat näher kennen zu lernen und Spaß zu haben.
Workend¶
Zweimal im Jahr organisiert das HR-Ressort so genannte Workends. Bei diesen handelt es sich im eine gemeinsame Ausfahrt der CCTler. Sie finden in der Regel von Freitag bis Sonntag statt. Der Zweck ist die Trainee-Integration, die gemeinsame Arbeit an vereinsweiten Fragestellungen und die Vernetzung der Mitglieder untereinander durch gemeinsame Freizeitaktivitäten.
Projektleiterrunde¶
Alle zwei bis drei Monate finden sich Projektleiter, -manager und interessierte CCTler zusammen und diskutieren projektrelevante Themen. Die Agenda und Einladung wird von den Projektmanagern versendet.