Quality Management¶
Ziele¶
QM steht für die systematische Weiterentwicklung und Professionalisierung des CCTs.
Einhaltung der CCT-Qualitätsstandards
Feedbackgespräche nach abgeschlossenen Projekten
Überwachung der Vorstandsstrategie anhand der Kennzahlen
Förderung und Pflege des Wissensmanagements im CCT
Förderung der Prozesserhebung als interne und externe Kernkompetenz
Erkennung von Potentialen und Schwachstellen durch interne Evaluationen
Förderung und Unterstützung neuer Ideen
Sicherstellung der kontinuierlichen Verbesserung
Aufgaben¶
Einhaltung der CCT-Qualitätsstandards¶
Das CCT besitzt umfassende Qualitätsstandards. Zusätzlich zu den Standards, die eine Mitgliedschaft beim BDSU voraussetzt, wurden weitere Standards entwickelt. Diese gewährleisten kontinuierliches Lernen und Verbessern.
Der QM-Prozess¶
Um eine fristgemäße Bearbeitung der QM-Anforderungen zu gewährleisten, wurde ein QM-Prozess entwickelt, der sich folgende Ziele setzt:
Stets aktuelle Informationen über das Projektgeschehen
Effiziente Verwaltung der Projekte
Fristgemäße Erfüllung der QM-Anforderungen
Verbesserung und Überwachung der konsistenten und vollständigen Nutzung des WMS im CCT. Der QM-Prozess beinhaltet eine ständige Dokumentation des Projektstatus im WMS und eine Vorlage für die Dokumentation der Projekte im WMS (zukünftig Portal). Der Eintrag im WMS ist Aufgabe des PLs. Der nachfolgend genannte Leitfaden im Wiki beinhaltet die Anforderungen an die Dokumentation eines Projektes im WMS.
QM-Leitfaden / QM-Checkliste¶
Alle im Leitfaden genannten Anforderungen müssen von jedem Projektteam am Ende des Projekts erfüllt werden. Der Projektleiter oder Projektcontroller ist dafür verantwortlich, dass alle Inhalte spätestens um 23:59 am Mittwoch vor dem internen Abschluss im WMS hochgeladen werden und das beim QM-Ressort ein Antrag auf Überprüfung gestellt wurde. Alle nicht erfüllten Checklisten-Punkte sind zu begründen. Die Einarbeitung der Kritikpunkte muss spätestens bis Samstag um 23:59 erfolgt sein. Nach erfolgreicher finaler Prüfung, informiert QM am selben Tag per Mail den Vorstand über den künftigen internen Abschluss auf der nächsten Donnerstagssitzung.
Angebotspräsentation:¶
Wenn es eine Angebotspräsentation oder ein schriftliches Angebot für den Kunden gab, so müssen diese im WMS abgelegt werden. Auch Angebote von abgelehnten Projekten müssen abgelegt werden.
Dokumentation:¶
Für jedes Projekt muss eine Dokumentation angefertigt werden. Die Dokumentation muss im WMS abgelegt werden. Die Dokumentation ist mit der internen Abschlusspräsentation identisch. Eine Vorlage für die Präsentation findet man im WMS.
Vertrag:¶
Der Vertrag muss ebenfalls im WMS abgelegt werden. Sensible Passagen können ggf. unkenntlich gemacht werden.
Abschlusspräsentation:¶
Wurde vor dem Kunden eine Abschlussdokumentation gehalten, so muss diese im WMS abgelegt werden.
Präsentation auf der Donnerstagssitzung:¶
Jedes Projekt muss nach Abschluss auf der Donnerstagssitzung präsentiert werden. Diese Präsentation ist quasi identisch mit der Projektdokumentation. Aus Gründen der Zeit und Übersicht können bestimmte Folien bei Power-Point ausgeblendet werden und müssen nicht vorgestellt werden.
Kundenfeedbackbogen (KFB):¶
Der KFB ist eine Bewertung der Projektarbeit seitens des Kunden. Für jedes Projekt ist ein KFB beim Kunden vom Projektteam einzuholen und im WMS abzulegen. Liegt kein KFB vor, so ist schriftlich zu dokumentieren, welche Bemühungen unternommen wurden.
Referenz:¶
Die Referenz ist die Einwilligung des Kunden, mit dem Projekt werben zu dürfen. Der Kunde entscheidet, ob diese Freigabe erteilt wird. Bei Einwilligung muss die Referenz im WMS eingetragen werden. Sollte keine Einwilligung des Kunden erlangt werden, muss das Projektteam die versuchte Anfrage auf Referenz offenlegen.
Referenzfolien:¶
Zusätzlich zu der Referenz ist eine Referenzfolie zu erstellen. Auf dieser Folie sollten das Projekt sowie der Kunde bzw. das Unternehmen in einer aussagekräftigen Weise in Kürze dargestellt werden. Somit ist eine stetige und einfache Repräsentation der abgeschlossenen Projekte des CCT gewährleistet. Die Referenzfolie kann für weitere Angebotspräsentationen oder Vorstellungen des CCTs genutzt werden. Falls sich der Kunde gegen eine Freigabe entscheidet, ist die Folie anonymisiert zu erstellen.
Zusammenfassung des QM-Prozesses¶
Alle QM-Anforderungen sind in einem Leitfaden zusammengefasst, die für jedes Projekt im WMS zu erfüllen sind. Diese liegt in Form einer Excel und Powerpoint-Datei vor.
Der Projekt Controller oder Projektleiter trägt die Verantwortung dafür, dass die QM-Kriterien erfüllt werden und dass der Projektstatus im WMS aktuell ist.
Als „Druckmittel“ dient das eventuelle Verbot eines internen Abschlusses des Projektes.
Für kleine Projekte oder Staffing Projekte gibt es unter bestimmten Voraussetzungen eine Sonderregelung.
Feedbackgespräche nach abgeschlossenen Projekten¶
Vor jedem internen Abschluss evaluiert das gesamte Projektteam gemeinsam mit einem QM-Mitarbeiter die Projektarbeit. Hierbei erhält jeder Projektmitarbeiter ein persönliches Feedback und im gesamten Team werden die Erfahrungen aus dem Projekt aufgearbeitet. Die Erkenntnisse der Feedbackgespräche sind eine Quelle für neue Ideen des QM-Ressorts zur Unterstützung der Projektarbeit. Ein Leitfaden für das Feedbackgespräch ist im Wiki zu finden.
Überwachung der Vorstands-Strategie anhand der Kennzahlen¶
Zur Überwachung der Strategie erhebt QM die Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung im CCT. Die strategischen Kennzahlen, die insbesondere die Leistung des CCT mit Blick auf die strategischen Ziele messen, lassen sich in folgende Kategorien einteilen:
Vereinsleben
Personalentwicklung
Vereinsgröße
Kuratoren
Projektlage extern
IT
Mit dem Vorstand 24/25 sind folgende neue Bereiche bei den Kennzahlen ergänzt worden: 7. Alumni 8. Projektlage intern
Für jede Kennzahl gibt es einen Kennzahlensteckbrief, der u.a. die genaue Berechnungsformel der Kennzahl, Ziel- und Grenzwerte und den Verantwortlichen für die Erhebung wiedergibt. Die Kennzahlen werden halbjährlich erhoben und auf der ersten und zweiten Mitgliederversammlung vorgestellt. Die Kennzahlen beweisen sich als geeignetes Instrument, die Entwicklung des CCT aufzuzeigen. Falls Ziele nicht erreicht werden, ist es notwendig entsprechende Maßnahmen sowie den Status Quo im Dokument festzuhalten.
Förderung des Wissensmanagements im CCT¶
Ein weiteres Ziel des Ressorts QM ist die Förderung des Wissensmanagements. In diesen Bereich fallen folgende Aufgaben:
Schulung „Qualitätsmanagement“¶
In der Schulung Qualitätsmanagement sollen den Teilnehmern das Qualitätsbewusstsein des Vereins und die Vereinsprozesse nähergebracht werden. Das Ressort hat die Schulung regelmäßig anzupassen.
Pflichtschulungen¶
Schulungen müssen vor der Durchführung auf ihren Inhalt überprüft werden. Grundlage für die Überprüfung sind die Vorgaben des BDSU für Pflichtschulungen.
WMS (Wissensmanagementsystem)¶
Das WMS und die damit verbundene Datenbank ist der zentrale Dokumentenspeicher im CCT. QM betreut dabei die inhaltliche Pflege und Aktualisierung. Das Wissensmanagement ist unter https://wms.cct-ev.de zu finden. Zukünftig werden die Inhalte des WMS im Portal gespeichert werden. Das Portal ist unter https://portal.cct-ev.de/ zu finden.
Wiki¶
Das Wiki ist der zentrale Wissensspeicher im CCT. Grundlegende wirtschaftswissenschaftliche Grundlagen und Leitfäden zu sämtlichen im CCT anfallenden Aufgaben sind im Wiki zu finden. Die Überprüfung dieses Anspruchs obliegt dem QM-Ressort. Das Wiki ist unter https://wiki.cct-ev.de zu finden.
Prozesserhebung als interne und externe Kernkompetenz¶
Die Prozesserhebung und Prozessoptimierung dient der Standardisierung wesentlicher Vereinsprozesse, um einen möglichst effizienten und reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Dies ist ein wichtiger Schritt in Richtung eines professionellen Qualitätsmanagementsystems und dient gleichzeitig als Förderung einer externen Kernkompetenz. Dazu will QM möglichst viele Mitarbeiter zur Aufnahme und Optimierung von Prozessen motivieren. QM bietet bereits folgende Unterstützung an:
Aufnahme von Prozessen
Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse
Modellierung von Prozessen
Zur Einarbeitung und als Vorgabe der Modellierungskonventionen, wird das Modellierungshandbuch der TU Berlin genutzt
Evaluationen¶
Der BDSU sieht vereinsinterne Evaluationen vor. Die Mitglieder sollen so eine Möglichkeit haben, dem Vorstand, den Führungskräften, den Trainern und Organisatoren Feedback zu geben, sowie aktiv auf die Vereinsentwicklung einzuwirken. Eine ausreichende Teilnahmequote bei den Evaluationen sollte durch geeignete Motivationssysteme und eine ausreichende Kommunikation der Ergebnisse und Konsequenzen sichergestellt werden.
Vereinsevaluations (Kultur- und Vorstandsevaluation)¶
Die Kulturevaluation (ehem. Vereinsevaluationsbogen, VEB) findet zwei Mal jährlich statt und dient dazu, die Stimmung im gesamten Verein zu bewerten. Sie erfasst die Atmosphäre im Verein und gibt Raum zur Bewertung von Kommunikation, Motivation, Zielidentifikation, Events und der allgemeinen Vereinssituation. Diese besondere Umfrage ist ein wertvolles Werkzeug zur Abbildung des allgemeinen Stimmungsbildes und trägt zur Steigerung der Motivation, Professionalität und Qualität der Vereinsarbeit bei. Zudem bietet sie die Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge zu sammeln.
Die Vorstandsevaluation dient zusätzlich der Evaluation der Vorstandsarbeit und soll dem Vorstand helfen sich gemäß der Bedürfnisse des Vereins und persönlich anzupassen und weiterzuentwickeln. Sie findet vier Mal jährlich statt.
Schulungsevaluation¶
Die Schulungsevaluation (ehem. Schulungsevaluationsbogen, SEB) wird nach jeder Schulung erhoben und dient der Evaluation der vorab gehaltenen Schulung. Verantwortlich für die Erhebung ist das QM Ressort, wobei der Trainer der Schulung das Ressort darüber in Kenntnis setzen muss. Eine Auswertung der Evaluation erfolgt direkt nach der Schulung und soll in den Portal-Eintrag (ehem. WMS-Eintrag) der Schulung eingefügt werden.
Workendevaluation¶
Die Workendevaluation (ehem. Workendevaluationsbogen, WEB) wird nach jedem Workend erhoben und dient der Bewertung der Organisation und Durchführung dessen. Die Ergebnisse der Evaluation werden an die Organisatoren geschickt. Diese lassen relevante Ergebnisse in die Dokumentationen einfließen und sollen bei der Organisation folgender Workends berücksichtigt werden.
AC-Evaluation¶
Nach jedem Assessment Center gibt es zwei Evaluationen (ehem. AC-Evaluationsbogen), die den Ablauf bewerten. Dabei wird eine Evaluation an die teilnehmenden Bewerber und ein Bogen an die teilnehmenden CCTler ausgegeben. Ergebnisse der AC-Evaluation werden an HR geschickt. Diese lassen relevante Ergebnisse in die Dokumentationen einfließen und sollen bei der Organisation folgender ACs berücksichtigt werden.
Sicherstellung der kontinuierlichen Verbesserung¶
Ermittelt oder empfängt das QM-Ressort durch die Audits oder Evaluationen Verbesserungsmöglichkeiten, werden diese an die zuständigen Personen weitergeleitet und deren Umsetzung getrackt. Zusätzlich bietet das QM-Ressort mit dem Ideen-und-Feedback-RelayBot jedem CCTler eine Möglichkeit an, Ideen oder Verbesserungsvorschläge jederzeit anzubringen.
Pflege und Aktualisierung des CCT-Handbuches¶
In regelmäßigen Abständen, spätestens bei der Vorbereitung von internen oder externen Audits sollte das CCT-Handbuch auf Richtigkeit und Aktualität geprüft werden und ggf. abgeändert werden. Dies wird durch den Vorstand angestoßen und QM kann dabei unterstützen.
Verwalten der Mitgliedsanträge¶
Die Bearbeitung von Mitgliedsanträgen ist eine der Zuständigkeiten des QM-Ressorts. Im Gegensatz zu vielen anderen Aufgaben ist sie allerdings vollkommen reaktiv – es werden nur Anträge bearbeitet, die an den QM-Verteiler zur Prüfung gesendet werden. Das Vorgehen für normale Mitgliedsanträge und JC/SC-Anträge unterscheidet sich nur geringfügig.
Allgemein¶
Wird ein Antrag an den QM-Verteiler gesendet, so muss dieser innerhalb von zwei Wochen vom QM-Verantwortlichen geprüft und an den Vorstand gesendet werden. Es ist die Aufgabe des Vorstands, die Anträge abzuheften, damit diese beim BDSU-Audit zugänglich sind. Der QM-Verantwortliche sollte den Vorstand daher regelmäßig daran erinnern, die geprüften und unterschriebenen Anträge sorgfältig abzuheften.
Bearbeitung von Anträgen¶
Um CCT-Mitglied zu werden, muss ein Anwärter an allen 8 Pflichtschulungen teilgenommen, sein MP sowie ein externes Projekt abgeschlossen haben sowie das erste und zweite Entwicklungsgespräch geführt haben. Für (ehemalige) Ressortleiter, die mindestens 6 Monate im Amt waren, gilt die Regel, dass nur das Angebot des externen Projekts angenommen sein muss. Alle diese Voraussetzungen werden auf dem Antrag abgefragt. Jede Schulung muss mit Datum auf dem Antrag angegeben werden. Der Prüfer muss hier sichergehen, dass ein Eintrag im Portal (ehem. WMS) zu jeder Schulung mit dem richtigen Datum und einer vollständigen Teilnehmerliste, auf der der Antragssteller eingetragen ist, vorhanden ist. Ebenfalls müssen die WMS-Einträge des angegebenen Mitgliedsprojekts und externen Projektes auf Übereinstimmung mit den Angaben auf dem Antrag geprüft werden. Bevor der Antrag genehmigt werden kann, muss von HR angefragt werden ob die Unterlagen des auf dem Antrag genannten Entwicklungsgesprächs (EGs) dort eingegangen sind. Wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind, trägt der Prüfer seinen Namen und das aktuelle Datum auf den Antrag und sendet diesen an den Verteiler vorstand@cct-ev.de.
Durchführung von internen und externen Audits¶
Das QM-Ressort führt einmal jährlich interne sowie externe Audits durch. Das QM-Ressort führt bei externen Audits den jeweiligen Auditor durch die Prüfung. Zu den externen Audits gehören das BDSU- und das ISO-Audit. Der genaue Ablauf kann im entsprechenden Prozess nachgelesen werden.