Projekte

Projektverlauf

Neben der internen Vereinsarbeit hat jedes CCT-Mitglied die Möglichkeit, an externen Beratungsprojekten teilzunehmen. Ziel der Projektarbeit ist es, die Idee der studentischen Unternehmensberatung umzusetzen: eine kompetente und kreative Beratung durch Studierende zur Verbindung von Theorie und Praxis während des Studiums. Im Einzelnen verlaufen externe Beratungsprojekte grundsätzlich in drei Phasen:

Startphase

Für Kundenanfragen gibt es eine Projektnummer, die +49 15678 645473 oder die E-Mail Adresse pm@cct-ev.de. Die Projektmanager stimmen sich ab, wer sich auf die Anfrage rückmeldet. Im Anschluss an den Erstkontakt stimmen sich die Projektmanager ab, wer die Projektanbahnung und das Projektcontrolling übernimmt. Sollte sich kein Projektmanager finden, wird ein Projektcontroller oder ein Alumnus-Controller gesucht. Die Projektmanager übergeben den Kontakt sowie alle Informationen und unterstützen bei Bedarf weiterhin bei administrativen Themen (z. B. Projektausschreibung, Besetzung).

Projektausschreibung

Der Projektmanager sucht per Ausschreibung mit einer stichwortartigen Projektbeschreibung (Auftraggeber, Aufgabe, Umfang, Zeitrahmen, Anforderungen an das Projektteam, zeitlicher Aufwand, Vergütungsschätzung etc., i. d. R. über das Portal und als Benachrichtigung per E-Mail an alle aktiven Vereinsmitglieder) eine Projektleitung und ein Projektteam. Mit dieser Ausschreibung kann auch ein Projektcontroller gesucht werden. Steht der Projektcontroller bei der Ausschreibung schon fest, wird dieser in der Ausschreibung als Ansprechperson benannt. Üblicherweise werden die zeitlichen Verfügbarkeiten, die Projektqualifikationen und die Bewerbungsmotivation des einzelnen Bewerbers in der Ausschreibung abgefragt. Die Bewerbung erfolgt über das Portal.

Sollten nach Ablauf der Bewerbungsfrist nicht genügend Bewerbungen eingeganen sein, kann die Bewerbungsfrist einmalig verlängert werden.

Zudem werden alle Projektanfragen auf der Vereinssitzung kommuniziert. Damit ist sichergestellt, dass alle aktiven Vereinsmitglieder die Information über die Projektausschreibung bekommen und sich bewerben können.

Besetzung

Die Projektmanager und gegebenenfalls der Projektcontroller sichten die Bewerbungen und wählen ein Team aus. Wichtigstes Kriterium bei der Besetzung ist die Qualifikation des Bewerbers für das entsprechende Projekt. Das besetzte Team muss als ganzes Team alle Anforderungen an erforderliche Skills erfüllen. Jedoch muss nicht jeder einzelne alle Anforderungen erfüllen.Die zeitliche Verfügbarkeit ist zweitwichtigstes Kriterium, nachgelagert werden bisherige Bewerbungen und Bestzungen berücksichtigt. Abschließend fließt auch das interne Engagement in die Bewertung mit ein. Darüber hinaus sollte eine geeignete Mischung aus Consultants, Junior Consultants und Trainees ausgewählt werden. Anschließend wird das zusammengestellte Projektteam dem Vorstandsvorsitzenden vorgelegt. Der Vorstand hat ein Vetorecht ausgeübt durch den Vorstandsvorsitzenden.

Sollte der Vorstand sein Vetorecht nutzen, so muss das Projektteam neu besetzt werden, hierbei müssen sich die Projektmanager an eventuelle Vorgaben des Vorstands halten. Widerspricht der Vorstand der Entscheidung der Projektmanager und lässt sich kein Kompromiss finden, so wird die QM-Ressortleitung als Schiedsgericht eingesetzt.

Sollten sich einzelne Mitglieder des Vorstands ebenfalls auf das Projekt beworben haben, sind diese von der Entscheidung über das Veto ausgeschlossen.

Angebotserstellung

Wurde das vollständige Projektteam besetzt, erstellt dieses anschließend ein Angebot. In Ausnahmefällen (z.B. Folgeprojekt mit neuem Projektteam) kann dieses nur von Projektleitung und Projektmanager verfasst werden.

Die Projektanfrage wird vor der Vereinsausschreibung von dem Projektmanager/Projektcontroller so weit konkretisiert, dass ein weiteres Klärungsgespräch mit dem Kunden nicht mehr notwendig sein sollte, sondern das Angebot für sich sprechen muss. Die Projektleitung kann dann ggf. mit dem präzisen Angebot zum Kundenkickoff und das Angebot offiziell unterschreiben lassen. Hierbei ist zu beachten, dass es bei sehr kurzfristigen Treffen auch dazu kommen kann, dass zum Kundenmeeting lediglich eine potenzielle Projektleitung mitkommt, falls die Besetzung noch nicht abgeschlossen ist. Dies muss dem Kunden vorher mitgeteilt werden. Es ist ein WMS-Eintrag von der Projektleitung zu erstellen. Im Wissenesmanagement werden im Laufe des Projektes alle relevanten Verwaltungsdokumente (Angebot, Vertrag, KFB, Beratervertrag, Abschlusspräsentation bei der Donnerstagssitzung, Dokumentation, Referenz, Referenzfolie und ggf. Ergebnisdokumente) gespeichert und dokumentiert. Die Inhalte der Dokumentation werden durch QM in Abstimmung mit dem Vorstand vorgegeben.

Die Projektmanager können anfordern, das finale Angebot vor dem Versand zu prüfen.

Projektphase

Nach der Besetzung müssen alle Teammitglieder einen Gesellschaftsvertrag zur Gründung einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (kurz: GbR; Synonym: BGB-Gesellschaft) unterzeichnen. Im Gesellschaftsvertrag finden sich außerdem explizite Regelungen über die Rechte und Pflichten des Projektmanagers. Über einen Vertrag für freie Mitarbeiter können auch Nicht-Gesellschafter der GbR in dem Projekt aktiv mitarbeiten. Hiervon sollte jedoch nur in begründeten Außnahmefällen gebraucht gemacht werden. Zur Unterstützung von Projektmanager und Projektleitung ist im Wissensmanagementsystem ein Projektleitungs-Package hinterlegt, in dem Vorlagen für die Projektverwahltung vorhanden sind. Informationen zur An- und Abmeldung von Projekt-GbRs werden im Wiki festgeschrieben.

Sobald der Kunde den ausgearbeiteten Beratervertrag unterschrieben und zurückgesandt hat, schließt die GbR mit dem CCT, vertreten durch zwei Vorstandsmitglieder (wenn möglich zwei Nicht-Gesellschafter der GbR), einen Vermittlungsvertrag. Dieser Vertrag hat folgende Inhalte: Regelung der Rechten und Pflichten der Vertragsparteien, Festsetzung der an das CCT zu entrichtenden Provisionshöhe sowie einen Rahmenvertrag zur Datenverarbeitung und Nutzung der CCT-IT-Dienste.

Nach Abschluss und Speicherung des Angebots im Wissensmanagement beginnt die eigentliche Projektarbeit. Dabei bearbeitet das Projektteam konsequent und in ständiger Kooperation mit dem Kunden die im Angebot festgelegten Projektschritte. Während des gesamten Projektverlaufs überwacht der Projektcontroller die formale Seite der Projektarbeit, z. B. Termine, und ist erster Ansprechpartner bei auftretenden Schwierigkeiten.
Der Projektcontroller steht dem Projektteam als Wissensträger zur Verfügung und ist der Ansprechpartner bei persönlichen und fachlichen Problemen des Projektteams mit der Projektleitung. Ihm werden Ergebnisse des Projektteams vorlegt bevor sie zum Kunden gereicht werden. Der Projektcontroller bewertet diese Ergebnisse aus der Sicht des Kunden und sorgt für die Einhaltung der Qualitätsstandards des CCT. Der Projektcontroller sendet regelmäßig einen schriftlichen Statusbericht an die Projektmanager, welcher den Projektfortschritt und eventuelle Probleme aufzeigt. Statusberichte werden in der Regel wöchentlich abgegeben, dies kann sich bei sehr kurzen Projekten oder bei langen kundenbedingten Ruhephasen des Projektes verkürzen bzw. verlängern.

Projektabschluss und Projektdokumentation

Das Projekt endet in der Regel mit einem Abschlussbericht oder einer Präsentation vor dem Kunden. Bei der Erstellung dieser Unterlagen muss der Projektcontroller miteinbezogen werden, um dem Qualitätsanspruch des CCT gerecht zu werden und im Vorfeld Formfehler und Inhaltsfehler zu vermeiden.

Während des Abschlusstermins sollte der Projektcontroller anwesend sein und das Projektteam unterstützen. Außerdem sollte die Projektleitung den Kundenevaluationsbogen (KFB) sowie die Referenzfreigabe gleich zum diesem Termin mitbringen, um so die Wahrscheinlichkeit des Ausfüllens zu erhöhen. Im Nachgang kann auf Wunsch des Projektteams die Projektleitung ein Arbeitszeugnis erstellen und dem Kunden zur Unterschrift vorlegen.

Als Datum des externen Projektabschlusses wird das Datum der externen Abschlusspräsentation beim Kunden eingetragen. Das Datum des internen Projektabschlusses wird separat und von der Projektleitung in den entsprechenden WMS-Eintrag hinzugefügt.Die Daten müssen korrekt und überall gleich angegeben werden. Hierfür sind bestimmte Voraussetzungen an Umfang und Inhalt der Projektdokumentation erforderlich einzuhalten. Die Richtlinien werden in einem Wiki-Artikel durch QM unter Genehmigung des Vorstandes festgeschrieben.

Der Großteil der Projekte stellen dem Kunden den Rechnungsbetrag zzgl. Umsatzsteuer in Rechnung. In manchen Fällen wird auch die Regelung für Kleinunternehmen verwendet. Als Empfänger für den Rechnungsbetrag wird das Konto der Projektleitung angegeben, da dieser das Geld zunächst verwaltet. Hierfür ist eine Genehmigung seitens der Projektteammitglieder (sog. Empfangsvollmacht, s. Projektleitungspackage) einzuholen. Es ist außerdem zu berücksichtigen, dass die Rechnung keinesfalls auf CCT-Briefpapier geschrieben werden darf, da die GbR rechtlich selbstständig ist und keine Durchgangszahlungen über das CCT-Konto laufen dürfen.

Des Weiteren muss die BGB-Gesellschaft beim für den GbR-Sitz zuständigen Finanzamt nach Annahme des Angebotes angemeldet werden, um eine Steuernummer zu erhalten und nach Rechnungsstellung wieder abgemeldet werden. Als Sitz der GbR darf in keinem Fall das CCT-Büro angegeben werden; in der Regel ist hier die Privatadresse der Projektleitung anzugeben.

Um die Arbeit zukünftiger CCT-Mitarbeiter zu erleichtern, ist jedes Projektteam dazu verpflichtet, am Ende eines jeden Projektes eine ausführliche interne Abschlusspräsentation inklusive Dokumentation des Projektvorgehens und eine Referenzfolie zu erstellen. Sollte keine Referenzfreigabe erteilt worden sein, so muss eine anonymisierte Referenzfolie erstellt werden.

Die Projektleitung ist außerdem dafür verantwortlich, den Kunden ggf. noch einmal zu kontaktieren und an den Kundenfeedbackbogen (KFB) und die Referenzfreigabe zu erinnern, falls diese nicht bereits vorliegen. Der KFB ist anschließend in dem entsprechenden WMS-Eintrag zu hinterlegen.

Die Ergebnisse der KFBs fließen in die KFB-Kennzahl des Vereins ein und werden halbjährlich dem CCT präsentiert. Bei der Präsentation dieser Kennzahl vor dem Verein wird auf stark von dem Durchschnittswert abweichende KFB-Noten einzelner Projekte gesondert hingewiesen. Das betreffende Projektteam begründet diese Abweichung dem Verein und stellt die Gründe dar. Sollte eine deutliche Verschlechterung bei der KFB-Kennzahl zu erkennen sein, so sind Maßnahmen zur Verbesserung der Kennzahl einzuleiten (z.B. mehr Feedback auf Projektergebnisse durch den gesamten Verein).

Die Auswertung des KFB ist Pflichtbestandteil eines jeden Projektes und wird, neben einem abschließenden Feedbackgespräch mit Vertretern des QM-Teams, Rückschlüsse auf die Bearbeitungsqualität ermöglichen und zukünftige Verbesserungspotentiale aufzeigen.

Referenzerklärung und KFB müssen also zum erfolgreichen Abschluss des Projektes vorliegen. Alternativ muss die Einholbemühung oder kundenseitige Ablehnung nachgewiesen werden. Bei Nicht-Antwort seitens des Kunden ist dieser durch die Projektleitung mindestens zweimalig zu erinnern. Bei ausbleibender Rückmeldung auf die Erteilung einer Referenzerklärung und den KFB ist die Einholbemühung zu dokumentieren (Schriftverkehr).

Erst nachdem das Projektteam die Projektdokumentation erstellt hat und der KFB vorliegt, bekommen die einzelnen Teammitglieder von der Projektleitung ihr Beratungshonorar. Dies geschieht auch dann, wenn der Kunde den KFB trotz erneuter Nachfrage nicht ausgefüllt hat. In diesem Fall müssen die Bemühungen um den KFB in der Projektverwaltung dokumentiert werden. Die Höhe der jeweiligen Vergütung wird auf Basis der gearbeiteten Stunden und des Status des Projektteilnehmers von der Projektleitung ermittelt (siehe Abschnitt Bezahlsystem).

Die von der jeweiligen Person zu versteuernden Einnahmen werden vom Finanzamt der GbR an dessen Finanzamt weitergeleitet, so dass im auf das Projekt folgenden Jahr eine Einkommensteuererklärung angefertigt werden muss.

Um den Wissenstransfer im CCT zu fördern, stellen die Teammitglieder ihr Projekt in den Wochen nach Projektabschluss auf der Donnerstagssitzung dem Verein vor. Hierbei ist insbesondere darauf zu achten, dass die Präsentation auf die Vorgehensweise während des Projektes eingeht und die Lessons Learned des Projektes enthält. Es sollte außerdem versucht werden, die KFB-Note in der internen Abschlusspräsentation des Projektes zu integrieren, sofern sie bereits vorliegt.

Noch einmal der Hinweis:

• Alle für die Projektarbeit notwendigen Vorlagen, Verträge, usw. stehen im Wissensmanagement zur Verfügung. Ihre Benutzung ist obligatorisch.

Bezahlsystem

Tagessatz

Für den CCT-Tagessatz gibt es keine feste Vorgabe. Die Projektmanager erörtern den Beratersatz situationsbezogen. Unterschiedliche Kunden, Konkurrenzsituationen und Aussichten auf Realisierung von Folgeprojekten erfordern eine unterschiedliche Preisbehandlung.

Der Tagessatz liegt üblicherweise zwischen 350 und 550 Euro. In Ausnahmefällen kann der Wert von 350 Euro unterschritten werden. Ein solcher Ausnahmefall sind pro-bono-Projekte bspw. im Rahmen der Mitgliedsprojekte. Hierbei sollen mindestens 80 Euro pro Tag angesetzt werden. Es ist aber auch möglich solche Projekte komplett kostenfrei durchzuführen, wenn die Gemeinnützigkeit des Projektes im Vordergrund steht.

Die Tagessätze bei Staffings werden nach der Ausschreibung von den PMs zwischen den Bewerbenden abgestimmt. Die finale Entscheidung über die Tagessätze liegt bei den PMs.

Vermittlungsprovision

Von der Gesamtvergütung eines Projektes ist eine Vermittlungsprovision in Höhe von mindestens 15% an das Vereinskonto des CCT zu überweisen. Genaueres regelt der Vermittlungsvertrag. Wurde das Projekt eigenverantwortlich von einem CCTler akquiriert, reduziert sich die Vermittlungsprovision auf 10% der Projektvergütung. In diesem Fall wird ein Akquisebonus gem. Kapitel 17.4 fällig. Bei Projekten die von anderen Vereinen oder Unternehmen an das CCT vermittelt wurden, sollten getroffene Einzelabsprachen schriftlich festgehalten werden.

Bezahlung der Teammitglieder

Die Stundensätze sollten nach fachlicher Vorerfahrung und Qualifikation festgelegt werden. Da der Mitgliedsstatus ein Indikator für die fachliche Qualifiaktion eines Mitglieds sein kann, werden folgende Tagessätze als Basis empfohlen: Stundensätze nach Mitgliedsstatus der Projektmitarbeiter:

• Consultant/Senior Consultant: 20,50 €/h

• Junior Consultant: 15,00 €/h

• Gäste/Trainees: 12,00 €/h

Stundensätze des Projektleitungsteams:

• Projektleitung: 22,00 €/h*

• Projektcontroller 23,50 €/h (ist der PC ein Projektmanager, liegt der Stundenlohn bei 24,50€/h)

Diese Stundensätze bilden die Basis der Berechnung. Bei Mehr- oder Minderarbeit kann es zu Änderungen kommen. Sollte sich der Status eines Teammitgliedes während des Projektes ändern, so kann die Projektleitung in Absprache mit dem Projektmanager entscheiden, welcher Stundensatz gelten soll. Dies wird dem Team kommuniziert.

*In Ausnahmesituationen kann es dazu kommen, dass der Projektleitungposten nicht durch ein Mitglied besetzt werden kann. Sofern die Qualifikation stimmt, geht die Durchführung von externen Beratungsprojekten vor internen Regularien. Diese Ausnahme bedarf einer Zustimmung des Vorstandes, außerdem muss der QM-Ressortleiter darüber informiert werden.

17.3 Projektcontrolling

Das externe Projektcontrolling wird von einem Projektmanager (PM) oder Projektcontroller (PC) durchgeführt. Beide tragen die Verantwortung für die Qualität der Projektdurchführung und das abschließende Projektergebnis. Für beide Positionen liegt der Fokus auf der Qualitätssicherung. Durch ihre Arbeit soll eine stetige Verbesserung oder zumindest Kontinuität in der Projektqualität gewährleistet sein. Operative Aufgaben werden in der Regel ausschließlich durch das Projektteam bearbeitet.

Ein gesondertes Ziel des Controllingkonzeptes ist die Sicherstellung einer kontinuierlichen Nachwuchsförderung zur Ausbildung von Projektmanagern. Es gilt die Richtlinie, dass mind. 5% der aktiven Trainees, Junior Consultants und Consultants den Status des Projektmanagers bekleiden sollen. Wird diese Richtlinie unterschritten, sind bevorzugt Projektcontroller auf Projekten einzusetzen, um die Nachwuchsförderung sicherzustellen. Sollte kein aktiver PC oder PM gefunden werden, so wird versucht, einen Alumnicontroller einzusetzen.

Merkmale, Aufgaben, benötigte Qualifikationen und Wahl von Projektmanagern und Projektcontrollern werden im Folgenden dargestellt.

Projektmanager

Die Projektmanager stellen die primäre Controlling-Instanz im CCT dar und haben unter Bedingung einer ausreichenden Zahl von Projektmanagern im Verein Vorrecht auf das Projektcontrolling gegenüber möglichen Projektcontrollern. Der Projektmanager stellt einen festen Status innerhalb des Vereins mit den damit verbundenen Rechten und Pflichten dar. Projektmanager sind Mitglieder der von ihm controllten Projektgesellschaften.

Aufgaben

Kundenkommunikation:

• Erstkontakt mit Kunden, Durchführung des ersten Kundengespräches

• Kundenkontaktpflege nach Projektabschluss (Folgeprojekte)

Projektbesetzung:

• Suche nach geeignetem Projektteam und Unterstützung bei der Erstellung des Angebotes

• Projektvorstellung per Email an alle CCTler, sowie ggf. auf der Vereinssitzung zur Information des Vereins und zur Mitarbeiteranwerbung

• Organisation der Projektteambildung, Kontaktpflege zu allen interessierten CCTlern (Bestätigungsmail, Klärung der Teambildung, telefonische Absagen unter Nennung der Gründe, …)

Kommunikation im Projektteam:

• Anwesenheit bei wichtigen Teammeetings, z.B. bei Meetings, in denen das weitere Vorgehen ausgearbeitet wird. Die Anwesenheit auf reinen Arbeitsmeetings ist nicht notwendig.

• Erster Ansprechpartner für Projektleitung und -team bei Fragen zum Kundenkontakt, Projektmanagement, Projektvorgehen und zu formellen Fragen (z.B. Verträge, Rechnungen etc.). Der Projektmanager ist auch angehalten, diesbezüglich aktiv Hinweise zu geben, um typische Fehler zu vermeiden!

• Kommunikation zwischen Team und CCT

• Regelmäßige Kommunikation mit der Projektleitung in Form von mindestens wöchentlichen Statusberichten sowie in mündlicher Form

• Besprechung eventuell aufgetretener Zeitüberschreitungen und Regelung der Auszahlung

Qualitätssicherung:

• Kontrolle der Einhaltung des Zeitplanes und der Deadlines sowie Qualitätskontrolle aller Dokumente, die zum Kunden gehen. Das Feedback der Abschlusspräsentation ist eine der wichtigsten Aufgaben!

• Kontrolle des Handouts, falls vorhanden

• Beurteilung der Abschlusspräsentation aus Kundensicht mit besonderem Fokus auf Vollständigkeit, Visualisierung und Layout

• Besprechung von Projektdokumentation und -präsentation; das Projektteam erklärt dem Projektmanager sein Vorgehen und das abschließende Ergebnis

Dokumentation:

• Sicherstellung der Einhaltung der QM-Richtlinien und der QM-Checkliste

Organisation:

• Schließen des Vermittlungsvertrages (mit Projektleitung und zwei Vertretern des Vorstandes). Dieser legt die gegenseitigen Leistungen von Projekt-GbR und Verein fest

• Sicherstellung der Rechnungslegung nach deutschen GoB

Qualifikation und Wahl

Grundsätzlich kann sich jeder CCT-Mitarbeiter für die Ausübung der Projektmanagertätigkeit qualifizieren.

Dafür müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt werden:

• vorherige Ausübung der Position des Projektcontrollers (Ausnahmen können durch gemeinschaftliche Abstimmung der Projektmanager und des Vorstandes beschlossen werden)

• vorherige Ausübung der Position der Projektleitung (Ausnahmen können durch gemeinschaftliche Abstimmung der Projektmanager und des Vorstandes und nur bei akutem Mangel an Kandidaten die die Anforderunge, beschlossen werden)

• Möglichkeit, nach der Ernennung noch mind. sechs Monate im Verein zu verbleiben

Das Rekrutieren eines neuen Projektmanagers orientiert sich an der oben dargestellten Richtlinie, dass zwischen 5% und 10% der aktiven CCTler Projektmanager sein sollten, mindestens jedoch zwei. Diese Richtlinie stellt jedoch keine Deckelung dar.

Neue Kandidaten für den Posten eines Projektmanagers werden von den bestehenden Projektmanagern nach interner Absprache zu den Treffen der Projektmanager eingeladen.

Nach Abschluss eines Projektes als Projektcontroller wird auf dem Treffen der Projektmanager die Arbeit des Projektcontrollers diskutiert. Im Zuge dessen wird das Projektteam über die Arbeit des Projektcontrollers befragt. Sind die Projektmanager zufrieden und trauen dem Anwärter die weitere Arbeit zu, so geben sie gegenüber dem Vorstand eine Empfehlung aus, den Projektcontroller zum Projektmanager zu ernennen. Dafür stimmen die Projektmanager offen ab, es ist eine einstimmige Wahl erforderlich, um die Empfehlung auszusprechen. Der Vorstand hat dabei ein Vetorecht und kann zudem selbst Kandidaten vorschlagen.

Eine weitere Möglichkeit der Ernennung zum Projektmanager besteht in einem fristgerechten Vorschlag (mindestens eine Woche vor Abstimmung) eines Projektcontrollers durch ein Vereinsmitglied mit anschließender Wahl auf einer Mitgliederversammlung oder Donnerstagssitzung. Voraussetzung für eine Wahl zum Projektmanager ist, dass der Projektmanagement-Anwärter bereits ein Projekt als Projektcontroller erfolgreich bearbeitet hat und eine abstimmungsfähige Zahl von Mitgliedern im Rahmen der Wahl der Ernennung zustimmt. Vor der Wahl werden Kriterien wie Teamfeedback und internes Engagement erhoben und dem Verein als Entscheidungshilfe zur Verfügung gestellt. Zudem sollen die Projektmanager auch ihre Einschätzung dem Verein mitteilen.

Die Ernennung sollte in einem feierlichen Rahmen stattfinden.

Leitlinien innerhalb der Vereinstätigkeit

Neben den Aufgaben innerhalb der Projekttätigkeit sind die Projektmanager dazu angehalten, Aufgaben zur Förderung der Vereinsarbeit wahrzunehmen. Dabei können die Projektmanager eine Strategie verfolgen, die an die CCT-Strategie anknüpft. Ziel der Strategie und Arbeit der PMs ist es, die Wissensweitergabe im Verein zu unterstützen und das interne Engagement erfahrener CCTler zu stärken. Die Wahrnehmung der folgenden Aufgaben ist nicht verpflichtend, ihre Umsetzung sollte jedoch im Sinne des Vereinserfolges sichergestellt sein. Die Aufgaben basieren auf drei Säulen:

1. Qualitätssicherung

2. Betreuung

3. Akquise

Qualitätssicherung

Außerhalb der oben dargestellten Aufgaben in der externen Qualitätssicherung sollten Projektmanager die interne Qualitätssicherung unterstützen. So sollen Projektmanager stets als Ansprechpartner und Feedbackgeber für interne- und Mitgliedsprojekte verfügbar sein sowie die Optimierung interner Prozesse vorantreiben.

Betreuung

Als weitere zentrale Aufgabe der Projektmanager ist die kontinuierliche Teilnahme am Vereinsleben zu betrachten. So sollen Projektmanager kontinuierlich auf internen Sitzungen aller Ebenen teilnehmen (DoSi, RL- und Vorstandsrunden). Projektmanager sind somit dazu angehalten, ihre umfassenden Erfahrungen in den Verein zu tragen. Dies soll insbesondere im Rahmen von Schulungen und des Mentorings einzelner CCTler stattfinden.

Akquise

Abschließend können die PMs die Akquise des Vereins unterstützen. So kann hier ein Engagement im Rahmen von Vorstellungsgesprächen und Messebesuchen erfolgen. Außerdem haben Projektmanager eine Repräsentantenrolle innerhalb des Vereins und sollen diese auch nach außen tragen. Um eine kontinuierliche Optimierung dieser Aktivitäten zu gewährleisten, sind regelmäßige Treffen erforderlich. Die Projektmanager kommen daher wöchentlich (in Präsenz oder telefonisch) zusammen, um Erfahrungen auszutauschen und Aktivitäten zu planen (insbesondere zur Kundenkontaktpflege).

Projektcontroller

Der Projektcontroller stellt die sekundäre Controllinginstanz innerhalb des Vereins dar. Ziel der Funktion des Projektcontrollers ist die kontinuierliche Nachwuchsförderung und eine umfassende Ausbildung und Vorauswahl möglicher PM-Kandidaten. Die Leitung eines erfolgreichen Projektes stellt die zentrale Bedingung dar, um als möglicher Anwärter für den PM-Status gelten zu können. Da die Position des Projektcontrollers temporärer Natur ist, stellt der Projektcontroller keinen eigenen Status im Verein dar. Dieser ist daher weiterhin intern tätig und kann dabei jede Position bekleiden, wobei ein weiterhin kontinuierliches internes Engagement sichergestellt werden muss.

Aufgaben

Die Aufgaben des Projektcontrollers im Rahmen von Beratungsprojekten entsprechen denen des Projektmanagers. Durch die weitere interne Tätigkeit entfallen die internen Aufgaben der Projektmanager.

Qualifikation und Besetzung

Grundsätzlich kann sich jeder CCT-Mitarbeiter für die Ausübung der Projektcontrollertätigkeit qualifizieren. Es sind jedoch folgende Kriterien zu erfüllen:

• Der Kandidat muss mindestens den Consultant Status erreicht haben.

• Der Kandidat muss mindestens ein externes Projekt als Projektleitung durchgeführt haben.

• Der Kandidat sollte mindestens zwei externe Projekte mit jeweils mehr als fünf Beratertagen durchgeführt haben; eines kann dabei auch außerhalb des CCT geleistet worden sein, sofern es intern ausreichend dokumentiert ist

• Sachkenntnisse im Projektmanagement (Falls notwendig: vorhandene Bereitschaft zur Einarbeitung in Projektmanagementpraktiken)

• Kenntnisse der vereinsspezifischen- sowie der BDSU-QM-Richtlinien

• Kenntnisse der juristischen Grundlagen

Die Besetzung des Projektcontrollers erfolgt durch einen Projektmanager oder den Vorstand für Projekte. Die Auswahl erfolgt analog zu der Bewerbung auf die Projektmitarbeit. Hauptkriterium ist dabei die Erfahrung oder fachliche Kompetenz des Anwärters in dem gefragten Projektbereich. Generell sollte der Projektcontroller bereits vor der Projektabsprache mit dem Kunden feststehen. Der Projektcontroller tritt dabei dem Kunden gegenüber ebenfalls als Projektmanager auf, um Missverständnisse zu vermeiden. Das Projekt wird dann in Absprache mit einem Projektmanager durch den Controller an den Verein ausgeschrieben.

Sonderfall Alumnicontroller

Wird für ein Projekt kein geeigneter Projektmanager oder Projektcontroller gefunden, so wird auf Alumnicontroller zurückgegriffen. Die Merkmale und Aufgaben des Alumnicontrollers entsprechen denen des Projektcontrollers. Die Alumnicontroller können jedoch eine unbegrenzte Zahl von Projekten betreuen. Die Auswahl erfolgt aus einem Pool möglicher Kandidaten. In diesen Pool kann jeder Alumnus auf Wunsch aufgenommen werden. Die Besetzung erfolgt, sofern derAlumnus verfügbar ist, analog zu den Projektcontrollern.

17.4 Akquisebonus

Falls es zu einer Unklarheit kommt, ob der Akquisebonus ausgezahlt werden soll oder wie hoch dieser sein soll, kann dies durch ein Gremium aus dem Vorstand (Vorstandsmitglieder, welche bisher nicht involviert sind) und den PMs (welche bisher nicht involviert sind), in Absprache mit dem Akquisiteur, entschieden werden. Die nachfolgenden Regelungen sind allgemeine Richtlinien.

Der Akquisebonus kann für jeden aktiven CCTler, also nicht an Alumni, ausgeschüttet werden. Mitglieder, die zum Stand der Akquise passiv sind, können trotzdem den Akquisebonus erhalten. Die einzige Ausnahme besteht in allen Projektanfragen, die das CCT ohne vorherige, proaktive Ansprache des Akquisiteurs erreichen (bspw. über Website, durch den Mail-Verteiler pm@cct-ev.de oder über das PM-Telefon).

Die Akquise durch den Akquisiteur ist definiert als die Herstellung eines Kontaktes zwischen einem Kunden und den für die Projektanbahnung verantwortlichen Mitgliedern des CCTs (bspw. Projektmanager). Findet die Kontaktaufnahme durch den Kunden selbst statt, so darf der letzte nachgewiesene Kontakt zw. Kunden und Akquisiteur bis zur proaktiven Kontaktaufnahme durch den Kunden nicht länger als 6 Monate zurückliegen. Wurde das Projekt eigenverantwortlich von einem CCTler akquiriert (Akquisiteur), erhält dieser je nach Beteiligung während der Akquirierung einen Akquisebonus von bis zu 20% der Projektsumme (netto). Die an den Verein zu überführende Projektprovision wird in allen Fällen auf 10%, statt den üblichen 15%, der Projektsumme (netto) gesenkt. Der Akquisebonus ist bei einem Wert von 7.000 Euro gedeckelt. Der Akquisebonus wird in der hier beschriebenen Höhe gewährt, wenn der Tagessatz des Projekts den durchschnittlichen (BT-gewichteten) Tagessatz der letzten 10 Projekte nicht um mehr als 20% unterschreitet.

Höhe des Akquisebonus

Die Höhe des Akquisebonus beträgt …

(1) … 5%, wenn es innerhalb von 3 Monaten nach dem Abschluss eines Projektes zur Vertragsunterschrift eines Folgeprojektes kommt. In diesem Fall ist kein Nachweis erforderlich. Der Akquisebonus wird an das vorherige Projektteam ausgezahlt. Auch innerhalb dieser Zeit kann der Akquisebonus 10% betragen, wenn die Voraussetzungen von Fall (3) vorliegen. Der Akquisebonis wir dann an den Mitarbeiter ausgezahlt, der das Zustandekommen des Folgeprojektes maßgeblich eingeleitet hat. Sollten mehrere Personen an der Akquise des Folgeprojektes beteiligt sein, kann der Akquisebonus auch zwischen mehreren Personen aufgeteilt werden.

(2) … 5%, wenn lediglich der Kontakt zwischen Kunde und Verein hergestellt wurde. Der zuständige PC/PM, der die Akquise weiterbetreibt, erhält hierfür ebenfalls 5%. Der gesamte Akquisebonus beträgt damit 10%.

(3) … 10 %, wenn es sich um einen Kunden handelt, mit dem innerhalb des letzten Jahres mindestens ein Projekt durchgeführt wurde und der Akquisiteur nachweisen kann, dass das Projekt aktiv akquiriert wurde und die Aufgabe der PMs nur noch das Ausschreiben des Projekts und die Teambesetzung ist. Wird im Akquisitionsprozess ein PM involviert, so greift Fall (2).

(4) … 15%, wenn das Projekt mit Unterstützung eines PMs/PCs akquiriert wird und mit dem Kunden kein Projekt in den vergangenen 12 Monaten stattgefunden hat. Der zuständige PC/PM erhält als Gegenleistung 5%. Der gesamte Akquisebonus beträgt damit 20%

(5) … 20%, wenn das Projekt eigenständig akquiriert wurde, mit dem Kunden kein Projekt in den vergangenen 12 Monaten stattgefunden hat und die Aufgabe der PMs nur noch das Ausschreiben des Projekts und die Teambesetzung ist.

Voraussetzungen für (3) und (5): Ausschreibungsvorschlag inkl. Umfrage (Lime Survey) ist bei den PMs einzureichen. Dabei kann sich an vergangenen Ausschreibungen orientiert werden und die Umfragenvorlage bei den PMs angefragt werden (Bei Ausschreibungen via Portal entfällt der Lime Survey)

CCTler, die noch kein externes Projekt geleitet haben, müssen sich nach einem ersten erfolgreichen Kontakt, bei den PMs melden und bekommen von diesen in Absprache einen Projektcontroller zur Unterstützung zugewiesen.

Für die Unterstützung der Akquise steht dem zuständigen PC/PM ein Anteil des Akquisebonus in Höhe von 5% zu. Dadurch wird die gesamte Arbeitszeit vor der Angebotserstellung (bspw. Teasererstellung und Verhandlungs- und Vorstellungsgespräche) nicht abrechnungsrelevant, sondern sind mit dem Akquisebonus abgegolten. Sollte der Akquisiteur auf dem Projekt besetzt werden, gilt für Ihn das gleiche.

Der Akquisiteur muss proaktiv gegenüber dem Projektteam (und auf Nachfrage auch gegenüber den PMs und dem Vorstand) nachweisen, dass das Projekt tatsächlich „aktiv“ akquiriert wurde und keine üblichen Kanäle benutzt wurden. Als Nachweis kann bspw. E-Mailverkehr oder eine/mehrere Terminbestätigung/en + Terminprotokoll/e zählen, in jedem Fall ist eine Art von „Paper Trail“ Voraussetzung und der Akquisiteur in der Nachweispflicht.

Der Akquisebonus wird auch ausgezahlt, wenn der Kunde des akquirierten Projektes ein Alumnus ist.

Der Akquisiteur erhält seinen Akquisebonus, nachdem die Projektvergütung vollständig an die GbR entrichtet wurde. Der Akquisiteur ist selbst dafür verantwortlich, gegenüber dem CCT und der GbR seinen Akquisebonus einzufordern.

Durch den Akquisebonus tritt der Akquisiteur jegliches Recht in der Mitbestimmung der Besetzung des Projekts ab. Weder für sich selbst noch für andere Projektmitarbeiter. Das heißt, ein Vorrecht auf Besetzung besteht nicht und eine Bewerbung ist über den normalen Weg möglich. Durch Verzicht auf den Akquisebonus kann der Akquisiteur ein Vorrecht auf die Projektbesetzung erlangen, die dem Erfahrungslevel des Akquisiteurs entspricht, dies ist mit den PMs abzustimmen.

Die Höhe des Akquisebonus muss bei der Projektausschreibung aufgeführt werden.